2014年11月20日木曜日

議事録の高速化、共有化

普及協議会が終了しました。

普及協議会とは各支部の活動状況などをご発言いただき、成功事例や失敗事例を他山の石として明日以降につなげる。という大切な会議です。

これまでは会議のレジメをお渡ししておりましたが、議事録はお渡ししていないため、会議状況の把握具合によって、(もしくは欠席した支部などには)ただしく伝わらないこともありました。

そこで、今回から会普及協議会において、議事を副事務長がその場でPCに入力し、できあがった議事録をPDF化。USBメモリに移して近隣のコンビニへと走り、印字、配布を試してみました。
 
ケータイ以外のメアドを持たない役員が多い中、はじめて議事録をお持ち帰りいただくことができたことは快挙です。できるだけ会議内容を支部の役員にもお届けできると確信しました。

ただし、問題点も少なくはありません。
印字、配布のために15分会議を早く終了したのですが、慣れもないせいか役員を待たせることになったり、一連の作業が副事務長ひとりに負担かかることなど、修正すべき点はたくさん見つかりました。
顕在化した課題を解決しながら高速化、共有化をすすめていきます。